Se há um setor que possui capilaridade e sua rede é capaz de causar grande impacto no dia-a-dia da comunidade, este é o setor de Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC). É assim que o professor Andrés Ignácio Martinez Menéndez define a Superintendência de Tecnologia de Informação da UFS. “E quando recursos em TIC são investidos e aplicados com assertividade, os resultados são muito positivos”, acrescenta.
“A STI recebeu investimentos em infraestrutura, software e pessoas que garantem excelentes resultados, tanto para a área administrativa quanto para a área acadêmica”, garante ele, observando que alguns projetos não têm visibilidade aparente, mas são imprescindíveis, como os que foram realizados para melhorar a segurança tanto da rede quanto do parque computacional. “Já outros projetos tiveram impactos profundos, como os processos eletrônicos que permitem que hoje o trabalho possa ser feito de forma remota”.
“Podemos dizer que cada real investido na STI valeu a pena. Os recursos foram revertidos em melhores serviços ou na criação de serviços novos. Mas a caminhada ainda não acabou, muito pelo contrário. A STI tem projetos em andamento e uma grande equipe de técnicos trabalhando sempre em prol da comunidade acadêmica”, diz o diretor Andrés Menéndez. Ele relaciona vários projetos e ações desenvolvidos pela STI nos últimos anos, inclusive relacionados ao desafio da pandemia de covid-19.
Internet patrocinada
A chegada da pandemia apresentou um novo problema para a gestão da UFS: muitos alunos não têm acesso à internet em casa. Incumbida de achar uma solução que permitisse acesso aos sistemas da UFS por parte dos alunos, após alguns estudos, a solução encontrada pela STI chama-se internet patrocinada. A UFS terá que adaptar o app eUFS e contratar as operadoras de telefonia para que todo o tráfego que for originado do aplicativo não seja cobrado do usuário. Dessa forma, mesmo que o aluno não tenha plano de dados ele poderá acessar o conteúdo da turma virtual pelo eUFS. Além disso, será colocado também o acesso aos cursos do CESAD (ensino a distância) da UFS, bem como o Google Classroom. Isto vai ajudar na inclusão digital de alunos mais carentes.
Matrícula Digital
A matrícula institucional é um dos principais processos da UFS. Ela requer um planejamento e uma grande logística para atender os mais de 5.000 alunos que ingressam na universidade. Embora esteja com muitos processos informatizados, o processo inteiro foi analisado e está sendo modificado para que se torne mais célere, sem papel e com mais qualidade das informações que estão sendo recolhidas dos ingressantes. O processo deverá funcionar em sua plenitude para os ingressantes de 2021.
Instalação do controlador de domínio
Em 2019 a UFS implantou o controlador de domínio que está sendo colocado em todas as máquinas (desktops e notebooks) da instituição. O objeto é melhorar a segurança dos equipamentos e permitir que somente a comunidade acadêmica possa ter acesso aos recursos computacionais. Vários problemas são resolvidos com o controlador de domínio, incluindo “quem” fez alguma coisa em algum momento em uma determinada máquina. É uma recomendação da CGU no relatório feito em 2018. Atualmente temos em torno de 2.100 máquinas no domínio.
Integração dos SIG com ferramentas de colaboração Office 365 e GSuite
A UFS firmou convênio em 2018 com as duas principais ferramentas de colaboração, que são o Microsoft Office 365 e o Google GSuite. As duas ferramentas permitem criação e compartilhamento de documentos, repositórios ilimitados (Google Drive e One Drive), ferramentas para ajuda em sala de aula (Google Classroom e Microsoft Teams), ferramentas de formulários, além de vídeo-chamadas e videoconferências. A comunidade acadêmica da UFS já pode criar a sua conta institucional nas duas plataformas e usar a que achar mais adequada. Atualmente estamos iniciando a integração com o SIG, a partir de onde poderemos exportar uma turma completa para ser usada como complemento de sala de aula nas duas plataformas.
Site backup (ativo) com sistemas críticos fora da UFS
A UFS ainda não possui um site backup que possa ser colocado em funcionamento caso aconteça um incidente grave no data-center. Em um acontecimento como esse, a UFS teria o backup dos dados, mas não teria servidores (máquinas) onde restaurá-los para que a comunidade pudesse continuar usando os sistemas. Com o investimento de novos servidores de hiper convergência, feito pela gestão no final de 2019, a UFS hospedará o site backup no ar, após a pandemia, dentro do contêiner do HU-Ebserh. Como contrapartida, estamos oferecendo ao HU-Ebserh um espaço de igual tamanho dentro do nosso novo data-center.
Novo data-center
O data-center da UFS foi sendo adaptado ao longo dos últimos anos. Com o crescimento, principalmente a partir de 2010, a sala do data-center foi ficando pequena, inadequada e insegura, principalmente quanto a infiltrações, energia e refrigeração. A gestão apoiou fortemente a TIC (Tecnologia de Informação e Comunicação) e investiu em um novo espaço de 36m² para o data-center, que possui controle de acesso, monitoramento por vídeo, alertas automáticos, controle de precisão de temperatura, energia e quadro elétrico próprio, gerador com capacidade de até 48h sem intervenção de reabastecimento, entre várias outras melhorias. Dentro do mesmo projeto de expansão, a sala dos técnicos de infraestrutura saiu de pouco mais de 30m² para 96m², fornecendo um espaço adequado de trabalho. Este novo espaço da STI foi inaugurado em abril de 2019.
Central telefônica digital
Em 2020 a Divisão de Telecomunicações da STI (DITEL) está trocando os últimos aparelhos telefônicos analógicos por telefones digitais. Esse projeto trouxe uma economia de aproximadamente R$ 900.000,00 ao longo dos últimos 3 anos, tanto na renovação da central analógica e suas licenças, quanto em chamadas interurbanas e para celulares. Além disso, com a central digital foi possível transferir chamadas dos ramais internos da UFS para ramais instalados em celulares dos servidores, o que permitiu que chamadas pudessem ser atendidas mesmo que o servidor esteja em trabalho remoto. A DITEL irá implantar a URA (atendimento automático) ainda em 2020, para direcionar quem liga para o número geral da UFS para o setor que deseja ser atendido.
Diplomas digitais
No final de 2019 o MEC determinou a implantação de diplomas digitais nas universidades até 2021. Já está em desenvolvimento na UFS a criação de diplomas digitais seguindo a nota técnica do MEC. Porém, o projeto não se limita apenas à criação dos diplomas digitais. O processo de registro de diploma será 100% digital, facilitando o requerimento, registro e coleta de assinaturas, sem a necessidade da presença física de nenhum dos envolvidos. Utilizando o estado da arte da arquivística de preservação de documentos nato-digitais.
BI-UFS
A STI está desenvolvendo o projeto de Business Intelligence da UFS, através do qual será possível visualizar dados agregados e em forma de gráfico das Pró-Reitorias. Isso permitirá acompanhar os principais indicadores para que a tomada decisão seja embasada nos números. No mês de maio foi dado acesso a Prograd ao BI. Os principais painéis são referentes a matrículas de alunos, carga horária e avaliação de professores, taxa de sucesso, abandono/retenção e formandos. Todas as informações podem ser filtradas e relacionadas, dando uma ampla visão de como está o andamento da graduação na instituição. Após a implantação na PROGRAN, a STI deverá iniciar o BI da Pró-Reitoria de Planejamento.
VDI
O termo VDI se refere a Virtualização de Desktops. Com essa tecnologia é possível criar máquinas virtuais dentro do data-center da UFS, que podem ser acessadas por qualquer dispositivo tanto na rede interna quanto fora da Universidade. Enquanto outras instituições levaram semanas para conseguir iniciar o trabalho remoto de suas equipes, a equipe da STI fez isso em apenas um dia. A tecnologia do VDI provê várias vantagens, mas a principal delas é conseguir colocar mais memória, processador ou disco nas máquinas virtuais com apenas alguns cliques. Com isso não seria necessário comprar novos desktops, uma vez que é possível utilizar máquinas com pouco poder de processamento somente como forma de acesso ao VDI. A STI também fez a aquisição de computadores de baixo custo, também conhecidas como thin-client, com as quais também podemos ter acesso ao VDI. Está em andamento uma licitação para ampliar o número de licenças da solução.
Agendamento de refeição nos restaurantes/refeitórios
Com a chegada de novos refeitórios aos vários campi, a STI desenvolveu dentro do eUFS a possibilidade de o aluno agendar sua refeição para um determinado dia e horário. A principal vantagem é que a UFS saberá antecipadamente quantas refeições terão que ser fornecidas, trazendo uma enorme economia financeira e evitando o desperdício de alimentos. Como subproduto teremos filas menores nos refeitórios, pois o aluno indica o horário que fará a refeição evitando aglomerações. A solução já está disponível no app eUFS e deverá funcionar assim que as aulas presenciais forem retomadas.
Chamada online pelo eUFS
A STI iniciará em breve a construção do aplicativo eUFS professor, com o qual o professor poderá fazer o registro de presença dos alunos, atualizar notas, enviar comunicados para a turma, entre várias outras funcionalidades. Assim como o eUFS e o Caixa Postal UFS, o app eUFS professor será colocado na loja de aplicativos do egov seguindo a portaria do governo federal de migrar todos os aplicativos criados nas instituições da administração direta e autarquias. A UFS foi a segunda universidade do Brasil a atender à portaria.
Controle online de energia das salas de aulas
O projeto de construção de salas inteligentes foi concebido em 2018, mas devido a problemas em diversas licitações os equipamentos necessários para início do projeto chegaram somente no segundo semestre de 2019. A fábrica de software abarcou o projeto e está com um protótipo em funcionamento no Campus Itabaiana. O software controla o ar-condicionado da sala e permite que seja ativado exclusivamente em horários que estejam reservados no SIGAA e que tenha pessoas dentro da sala. Para conseguir isso utiliza sensores de presença e placas controladoras conectadas aos aparelhos, que por sua vez se conectam ao software de controle que está interligado com o SIGAA. O projeto ainda não tem estimativa precisa de redução de custos, mas espera-se que o consumo tenha uma forte diminuição, pois a conferência manual de todas as salas é uma tarefa custosa e passível de erros. Estima-se que as primeiras salas controladas estejam em funcionamento até o final de 2020.
Processo de estágio 100% digital
O processo de estágio foi reformulado para torná-lo completamente digital. O processo de oferta de estágio pelas empresas, a busca de estágios pelos alunos, a celebração do contrato e todo o processo de assinaturas pelas partes agora é feito totalmente online e sem uso de papel. Simplificando a vida dos gestores da UFS, das empresas e dos alunos, tudo isso integrado dentro do próprio SIGAA.
Revisão e planejamento do PDTI (2021-2024)
O ciclo de quatro anos do PDTI se encerra em 2020 e deve ser feita a review (revisão) e o novo planejamento para o ciclo 2021-2024. A proposta é ter antes do final de 2020 o novo PDTI alinhado ao PDI; a EGD (Estratégia de Governo Digital) publicada no decreto 10.332 de 28/04/2020 do governo federal; e abordando os principais temas de inclusão digital trazidos à tona junto com a problemática da pandemia do COVID-19.
Utilização do GLPI para abertura de chamados
Atualmente, a abertura de chamados é feita dentro do SIPAC, mas o sistema deixa um pouco a desejar, principalmente quanto ao acompanhamento do andamento do chamado. A STI fez um levantamento no mercado buscando por soluções que estivessem em consonância com as melhores práticas de gerenciamento de serviços de TI recomendadas pelo ITIL (Information Technology Infrastructure Library). O sistema escolhido foi o GLPI, que começou a ser customizado para atender a demandas tanto da STI quanto da Infraufs. O catálogo de serviços junto com o tempo de atendimento (SLA) foram inseridos e em breve o sistema deverá entrar em produção.
Leitura automática das placas dos veículos
Atualmente o campus São Cristóvão não possui controle de acesso de veículos nas suas dependências e isto permite que, por exemplo, um veículo roubado possa entrar na universidade. A instalação de novas câmeras, que já foram adquiridas, de melhor precisão e que permitem capturar a placa de veículos em movimento possibilitará a integração com o sistema de segurança pública do Estado para indicar se o veículo possui alguma restrição. Além disso, a comunidade irá cadastrar, no eUFS, placas de veículos que ele costuma se dirigir até a universidade como forma de alerta da entrada e saída do veículo. A previsão é que a solução esteja implantada até o final de 2020.
Fábrica de Software
A Fábrica de Software foi projetada para hospedar projetos de inovação na área de engenharia de software, cujo objetivo final sejam produtos de software para a própria UFS ou soluções para o mercado. Fisicamente a fábrica está localizada no antigo prédio do DCOMP e conta com uma estrutura que comporta no mínimo dez estações de trabalho fixas. O arcabouço legal foi proposto de forma a facilitar que projetos possam ser financiados com bolsas de pesquisa/inovação para docentes, técnicos e alunos. Além disso, o SIGAA foi modificado de forma a facilitar a submissão do projeto de extensão e que dentro do fluxo possa alimentar a parte de convênios e contratos do SIPAC, finalizando na Fapese para execução da parte financeira das bolsas.
A Fábrica de Software foi batizada de Knuth e já tem em andamento alguns projetos, entre eles a matrícula digital e as salas inteligentes para controle de energia. Três produtos já foram entregues: (a) o Monitora SUS, que é software para controle e acompanhamento dos exames que a UFS está fazendo de covid-19, mas que foi projetado para que possa ser usado por qualquer secretaria de Saúde do Brasil; (b) painel de acompanhamento da covi-19 da Secretaria de Saúde de Aracaju; e (c) o site que será usado pelo escritório de processos da UFS, onde estarão mapeados todos os processos no formato BPM, bem como manuais dos sistemas, quando houver.
A infraestrutura de servidores da Fábrica de Software ficará dentro do datacenter da UFS, que também poderá usar as ferramentas de desenvolvimento disponíveis para a STI, bem como outras que a UFS possui convênio, mas que não são utilizadas pela STI, como o Visual Studio da Microsoft ou o AWS da Amazon.
Existem projetos que estão esperando o melhor momento para iniciar junto à Prefeitura Municipal de Aracaju, Secretaria de Segurança Pública e Secretaria do Estado da Saúde, e as tratativas iniciais já foram feitas.
Escritório de processos
O escritório de processos é um conceito que tem como objetivo institucionalizar o uso de ferramentas, especialmente do BPM, para mapear os processos da UFS. Novo setor deve ser criado especificamente com esse objetivo. O escritório de projetos deve ser liderado por um CPO (Chief Process Officer), responsável por solucionar problemas na implantação do BPM. Além do CPO, a equipe de trabalho deve ser composta por Analistas de Processos, que são responsáveis pela análise, e licitação de requisitos e modelagem dos processos.
Os principais objetivos da criação do escritório de processos são: (a) promover melhores práticas em gestão de processos; (b) promover a melhoria contínua e inovação de processos; (c) garantia de qualidade na aplicação da gestão de processos; (d) eliminação de possíveis gargalos em processos; (e) gerenciar o desempenho de processos através de indicadores; (f) tornar públicos os processos institucionais. Além desses objetivos, apoiará fortemente as ações da STI na implantação de sistemas informatizados dos processos mapeados. A meta é constituir formalmente o escritório de processos no segundo semestre de 2020.
Marcos Cardoso
Gabinete do Reitor
